LAPORAN
PENDIDIKAN SISTEM GANDA
PENGELOLAAN
SURAT MASUK
DI
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KABUPATEN
SUKABUMI
Jl.
Kadupugur Km 10,4 Cicantayan – Sukabumi
Diajukan
sebagai salah satu syarat mengikuti
Ujian
Sekolah (US) dan Ujian Nasional (UN)
Tahun
Pelajaran 2014 / 2015
Disusun Oleh :
|
Nama
|
:
Suryati
|
|
NIS
|
:
113140666
|
YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM MIFTAHUL
HUDA
SEKOLAH
MENENGAH KEJURUAN
SMK
YASPIM
TERAKREDITASI
“A”
KOMPETENSI
KEAHLIAN TEKNIK KOMPUTER JARINGAN
Jl.
Pramuka No. 10, (0266) 241562, Gegerbitung, Sukabumi
2014
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG)
PENGELOLAAN SURAT MASUK
DI BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KABUPATEN SUKABUMI
Jl. Kadupugur Km 10,4 Cicantayan – Sukabumi
Disusun Oleh :
Suryati
113140666
Telah diperiksa dan disetujui oleh pembimbing
Pada tanggal ……………………..
|
Pembimbing I
……………………
|
Pembimbing II
…………………..
|
Mengetahui,
|
Penanggung Jawab
Perusahaan / Instansi
………………………………..
|
Kepala SMK Yaspim
…………………………
|
LEMBAR PENGUJI LAPORAN
Laporan
ini telah dipresentasikan pada tanggal …………....
|
Penguji I
|
Penguji
II
|
Penguji
III
|
|
Mengetahui,
Kepala Sekolah
SMK YASPIM
|
KATA
PENGANTAR
Puji syukur kami
panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas petunjuk, rahmat, dan hidayah-Nya
penulis dapat menyelesaikan Laporan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri tanpa
ada halangan apapun sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Laporan ini
disusun berdasarkan pengalaman dan ilmu yang saya peroleh selama melaksanakan
Praktek Kerja Industri (PRAKERIN).
Laporan Pelaksanaan
Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini adalah salah satu syarat untuk mengikuti
Ujian Akhir Sekolah (UAS) dan Ujian Nasional (UN) tahun pelajaran 2014 / 2015
dan laporan ini juga sebagai bukti bahwa saya telah melaksanakan dan
meyelesaikan Pendidikan Sistem Ganda di BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KABUPATEN SUKABUMI.
Saya menyadari bahwa
laporan ini tidak akan tersusun dengan baik tanpa adanya bantuan dari pihak-
pihak terkait. Oleh karena itu, pada kesempatan ini tidak lupa juga saya
mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu saya
dalam PRAKERIN .
UCAPAN
TERIMA KASIH
Saya ucapkan terima kasih kepada
berbagai pihak yang telah membantu akan tersusunnya laporan ini terutama
penulis ingin menghaturkan terima kasih kepada:
1.
Yang terhormat Bapak Rosad Furqon
S.Ag selaku Kepala Sekolah yang telah banyak mendorong
terlaksananya program PSG
2.
Yang terhormat Bapak Hermanto, ST selaku
Wakil Kepala Sekolah urusan kurikulum
3.
Yang terhormat Bapak Somantri, ST selaku
ketua program jurusan
4.
Yang terhormat Bapak Aat Setiapriatna,
S.IP yang telah bersedia menerima kami
untuk melaksanakan Prakek Kerja Industri (PRAKERIN) di Badan Pendidikan dan
Pelatihan kabupaten sukabumi selama ± 2
bulan
5.
Yang terhormat Ibu Reti Wahyuni selaku
pembimbing di Badan Pendidikan dan Pelatihan kabupaten sukabumi yang telah bersedia menerima kami untuk melaksanakan
Prakek Kerja Industri (PRAKERIN) selama 2 bulan dan membantu kami dalam
melaksanakan kegiatan di Badan Pendidikan dan Pelatihan kabupaten sukabumi
6.
Yang terhormat Bapak Arif Budianto
selaku pembimbing sekolah yang telah mengawasi maupun memonitoring kami selama
melaksanakan (PRAKERIN) di Badan Pendidikan dan Pelatihan kabupaten sukabumi
7.
Yang terhormat Bapak Ibu Guru pengajar
di SMK YASPIM yang telah mendorong baik
material maupun spiritual hingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik
dan lancar.
8.
Orang tua dan kakak adik tercinta yang
selalu setia mendorong dan memotifasi selama penyusun Laporan Praktek Kerja
Industri (PRAKERIN).
9.
Teman-teman yang setia membantu dalam
penyusunan Laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini.
Dan semua pihak yang
telah ikut serta memberikan bantuan dan dorongan dalam proses penyelesaian
laporan ini.
Saya sadar bahwa laporan ini masih jauh
dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat saya
harapkan, demi kesempurnaan laporan ini. Akhir kata saya mohon maaf yang
seikhlas-ikhlasnya apabila dalam sayaan laporan ini banyak kesalahan. Semoga
bermanfaat bagi saya sendiri dan bagi pembaca.
|
Sukabumi, Oktober 2014
Penyusun
Suryati
|
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Menurut
Sedarmayanti (2001:7), Dasar - dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran,
surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan
sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana
komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif, dan
ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya
berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai pada
alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika
disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami
perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi,
meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sabagai alat komunikasi,
surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas putih yang
memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, dan jaminan. Dalam suatu
lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak
terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada
suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan
perhatian yang sungguh - sungguh. Mengingat pentingnya peranan surat, maka
diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi / perusahaan.
Menurut Endang,
dkk (2006:8), Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu
organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi.
Sekretaris
sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat
berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat.
Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan
korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup akivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat,
mengagendakan, dan mendistribusikannya.
1.2
Metode
Pengumpulan Data
Browsing
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan
identifikasi masalah dan batasan masalah yang telah diuraikan, maka dapat dirumuskan masalah penulisan adalah
:
1.
Bagaimana Tata Cara Pengelolaan Surat
Masuk dengan baik?
1.4
Batasan
Masalah
1. Pengertian
Pengelolaan
2. Pengertian
Surat Masuk
3. Langkah
– langkah Menangani Surat Masuk
Agar pembahasan dalam tugas akhir
lebih terarah maka penulis membatasi permasalahan terhadap sistem pengolahan
surat masuk. Hal ini dimaksud kan agar langkah pemecahan masalah tidak
menyimpang.
Untuk
menghindari meluasnya cakupan masalah, maka penulis mempersempit masalah
dengan alasan sebagai berikut:
1.
Program Aplikasi yang penulis buat hanya
sebagai referensi dalam pembuatan laporan surat masuk.
2.
Program yang di buat adalah berdasarkan
laporan surat masuk diterima dari bandiklat.
1.5
Manfaat Prakerin
Praktek Kerja Industri atau PRAKERIN
merupakan suatu kegiatan kerja yang dilakukan didunia Usaha atau dunia Industri
dalam upaya pendekatan ataupun untuk meningkatkan mutu siswa – siswi Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) dan juga menambah bekal untuk masa – masa mendatang
guna memasuki dunia kerja yang semangkin banyak serta ketat dalam persaingannya
seperti di masa sekarang ini. Dalam pelaksanaan Praktek Kerja Industri ini
diharapkan setiap siswa – siswi mampu mengikuti kegiatan kerja serta memahami
kegiatan kerja yang dilakukan di dunia Usaha ataupun di dunia Industri agar
siswa – siswi tersebut dapat mencapai serta mendapatkan sesuatu yang baik dan
berguna bagi dirinya serta agar siswa – siswi tersebut mampu menunjukan
kinerjanya secara maksimal apa yang telah dilakukannya selama berada didunia
Usaha atau dunia Industri sehingga mampu membuat dirinya diperhitungkan didunia
usaha atau dunia industri. Selain itu membentuk mental dan motivasi siswa –
siswi SMK sebagai tenaga kerja yang siap kerja serta mampu mandiri serta
berjiwa pekerja keras, jujur, bertanggung jawab serta ulet dalam bekerja.
1.5.1 Manfaat Bagi Sekolah
1.
Sekolah akan memperoleh image positif
dari perusahaan tempat Prakerin karena anak didik sekolah mampu beradaptasi
dalam pekerjaan dan lingkungan perusahaan
2.
Sekolah akan mendapatkan kepercayaan
yang tinggi dari orangtua dan masyarakat karena anak didik memiliki kemampuan
yang baik
3.
Bentuk kepedulian sekolah kepada akan
kualitas keahlian siswa didik
4.
Menghilangkan kesan negatif bagi
perusahaan penerima peserta Prakerin bahwa
proses Prakerin hanya mengganggu aktivitas perusahaan.
1.5.2 Manfaat Bagi Industri
1.
Terciptanya lapangan kerja karna banyak
bermuculan usaha – usaha yang handal
2.
Dapat menjalin kerjasama antara pihak
sekolah dengan pihak instansi
3.
Dapat terselesainya dengan cepat
pelaksanaan tugas-tugas yang menyangkut tentang pekerjaan kantor.
4.
Dapat terbantunya pekerjaan yang dilaksanakan
oleh suatu perusahaan/instasi dan bebanpun menjadi lebih ringan.
1.6 Maksud dan Tujuan
1.6.1 Tujuan Prakerin
1.
Membentuk mental siswa – siswi agar
mempunyai jiwa pekerja keras yang mampu konsisten.
2.
Menambah pengetahuan siswa – siswi di
masing - masing bidangnya. Memberikan suatu motivasi dalam diri siswa – siswi
agar menunjukan dirinya mampu melakukan pekerjaan sesuai dengan bidangnya.
3.
Memberikan bekal serta gambaran pada
siswa – siswi seperti apakah bekerja itu.
4.
Memberikan suatu wawasan tambahan pada
siswa – siswi tentang sesuatu belum didapatkan di sekolah. Sebagai pengalaman
melatih diri dengan menkaji konsep-konsep yang didapat selama melakukan
PRAKERIN sehingga terbiasa dengan dunia lapangan kerja.
5.
Menyiapkan Sumber Daya Manusia yang
berkualitas sesuai dengan tuntutan zaman diera Teknologi Informasi dan
Komunikasi.
6.
Mengembangkan pemantapan Profesionalisme
yang diperlukan siswa untuk memasukidunia lapangan pekerjaan sesuai dengan
bidangnya.
1.6.2 Maksud Pengelolaan Surat Masuk
rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh
sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan
tertentu misalkan surat masuk tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima
instansi / pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat.
1.6 Lokasi dan Tempat
Adapun kami melaksanakan prakerin
di badan pendidikan dan pelatihan kabupaten sukabumi yang beralamat Jl. Raya
Kadupugur Km 10,4 Cicantayan – Sukabumi, Selama dua bulan penuh dari tanggal 18
Agustus 2014 s/d 17 Oktober 2014
BAB
II
TINJAUAN
UMUM
2.1
Sejarah
Badan Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Sukabumi
2.1.1
Sekilas
Sejarah Badan Diklat
Badan Diklat
berdiri sejak tahun 2002, yaitu seiring diberlakukannya Otonomi Daerah. Lokasi
Badan Diklat berdiri sekarang, dulunya adalah eks BLK milik Departemen Tenaga
Kerja & Transmigrasi RI yang diserahkan kepada Pemerintah Daerah Kab.
Sukabumi.
Sesuai
kewenangan yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah, maka pemerintah daerah Kab.
Sukabumi pada saat itu menginginkan adanya sebuah Lembaga Diklat yang mandiri.
Melalui Perda No. 16 Tahun 2002 & Kepbup No. 591 tahun 2002 tentang SOTK
Badan Diklat, maka berdirilah Lembaga
Diklat Daerah yang bernama Badan Diklat Kab. Sukabumi yang merupakan gabungan
antara Eks. BLK Depnakertrans R.I dengan Eks. Bidang Diklat Aparatur pada Badan
Kepegawaian Daerah Kab. Sukabumi.
2.2
Visi dan Misi
2.2.1 Visi
Badan Pendidikan dan Pelatihan
kabupaten sukabumi yang Profesional dalam membangun Smber Daya Manusia yang
Kompeten
2.2.1
Misi
1.
Meningkatkan kompetensi pengelola,
penyelenggara, dan pengajar / widyaiswara / Instruktur,
2.
Meningkatkan kompetensi sumber daya
aparatur,
3.
Meningkatkan kompetensi para pencari
kerja dan menumbuh kembangkan wirausaha masyarakat,
4.
Meningkatkan kualifikasi, sinergitas,
koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan kediklatan.
2.3
Tugas
Pokok dan Fungsi Badan Pelatihan dan Pendidikan Kabupaten Sukabumi
2.3.1
Tugas Pokok Badan Pelatihan dan Pendidikan Kabupaten Sukabumi
Melaksanakan penyusunan dan
pelaksanaan kebijakan di bidang pendidikan dan pelatihan
2.3.2 Fungsi Badan Pelatihan dan Pendidikan
Kabupaten Sukabumi
1.
Penyusunan rencana dan program kerja di
bidang pendidikan dan pelatihan;
2.
Perumusan kebijakan teknis di bidang
pendidikan dan pelatihan;
3.
Pengkoordinasian pelaksanaan pendidikan
dan pelatihan dengan instansi pemerintah, swasta maupun pihak terkait lainnya;
4.
Pembinaan, pengendalian dan pengawasan
pelaksanaan tugas di bidang kesekretariatan, pendidikan dan pelatihan aparatur,
pengembangan dan kerjasama, latihan kerja masyarakat;
5.
Pembinaan dan pengelolaan administrasi,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan kearsipan;
6.
Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama
dengan unit kerja lain;
7.
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi
hasil pelaksanaan tugas;
8.
Pelaporan hasil pelaksanaan tugas.
2.4
Sarana
dan Prasarana
2.4.1
Sarana
Sarana
kediklatan yang dimiliki oleh Badan Diklat Kabupaten Sukabumi, antara lain :
- Papan Tulis/whiteboard : 12 buah
- Flipchart : 8 buah
- Over Head Projector :
4 buah
- Multimedia Projector :
8 buah
- Sound System :
8 set
- Komputer : 40 unit
- Notebook/Laptop : 28 unit
- Telepon (Hunting System/PABX) :
1 set
- Meja belajar :
120 buah
- Kursi belajar : 500 buah
- Tempat Tidur Peserta Diklat : 150 buah
- Faximile : 2 unit
- Video Camera : 3 unit
- Lemari Pakaian Siswa :
80 buah
- Kursi Sice :
6 set
- AC : 15 set
- Mesin
TI :
24 buah
2.4.2
Prasarana
Prasarana
bangunan mencakup lahan dan bangunan gedung yang meliputi :
-
ruang belajar
-
ruang kantor
-
ruang tenaga pengajar/ widyaiswara
-
ruang laboratorium
-
ruang perpustakaan
-
fasilitas kesehatan seperti poliklinik
-
prasarana olahraga
-
asrama bagi peserta diklat
Prasarana Umum meliputi :
-
Air
-
Sanitasi
-
Drainase
-
Listrik
-
Jaringan telekomunikasi
-
Parkir
-
Taman.
2.5
Mitra
Perusahaan
1. Kerjasama
terdiri dari kerjasama penyelenggaraan diklat aparatur dan pelatihan masyarakat.
2. Kerjasama
penyelenggaraan diklat aparatur diadakan dengan lembaga-lembaga diklat yang
terakreditasi.
3. Kerjasama
penyelenggaraan pelatihan masyarakat dilaksanakan dengan lembaga-lembaga
terakreditasi.
4. Bentuk
kerjasama penyelenggaraan pelatihan masyarakat terdiri dari magang intensif,
penyaluran lulusan, penyelenggaraan pelatihan, uji kompetensi, production
training unit, on job training (OJT).
2.6
Jadwal
Pada jadwal / waktu kegiatan di Badan Pendidikan
dan Pelatihan kabupaten sukabumi :
1. Waktu Kerja Normal : 8 Jam
2. Masuk Jam Kerja : 08.00 –
16.00 WIB
3. Jam Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB
4.
Hari Aktif : Senin – Jum’at
BAB III
LANDASAN
TEORI
3.1 Pengertian Pengelolaan
Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula
pengaturan atau pengurusan (Suharsimi Arikunto, 1993: 31). Banyak orang yang mengartikan
manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan memang
itulah pengertian yang populer saat ini. Pengelolaan diartikan sebagai suatu
rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan
serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.
3.2 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah semua tulisan
dinas atau surat pribadi yang diterima instansi / pihak lain untuk disampaikan
kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul
maupun pada tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan dan
pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat
atau di bagian lain yang di beri wewenang melaksanakan tugas tersebut.
3.3 Langkah – langkah Menangani Surat Masuk
1.
Disposisi
2.
Mengagendakan
3.
Periksa oleh kepala instansi
4.
Menyortir
5.
Arsip
3.4 Contoh Surat Masuk
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Peralatan, Tatacara, dan Prosedur
Pengelolaan Surat Masuk
4.1.1
Peralatan
Pengelolaan Surat Masuk
1)
Baki surat (tray).
Alat ini berguna
sebagai tempat dari berkas surat yang ada.
2)
Buku agenda surat masuk.
Buku ini harus
disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda.
3)
Kartu kendali, lembar pengantar surat
masuk, lembar pengantar surat rahasia.
Peralatan ini harus
disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan
untuk mencatat data surat yang masuk.
4)
Secretaries desk file
Kumpulan map
dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang
ditanganinya.
5)
Alat tulis
Pulpen, pensil,
penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas
6)
Kertas dan amplop
Kertas dengan
kop surat atau kertas polos dan amplop
7)
Alat pembuka surat
Pisau, gunting
atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat
8)
Stempel
Stempel tanggal
terima dan perusahaan
9)
Formulir tanda terima/buku ekspedisi
Formulir tanda
terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada
pola sentralisasi
10)
Lembar disposisi
Untuk mencatat
transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut. Lembar ini
digunakan pada pola sentralisasi
4.1.2 Tatacara Pengelolaan Surat Masuk
Setelah menerima
surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah
menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.
Setelah
surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu
diadakan pengolahan sebagai berikut :
1)
Penyortiran surat
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian
Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan
:
a.
Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat,
yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b.
Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat
dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c.
Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas
dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x
24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5
hari harus diterima).
d.
Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat
rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R =
menimbulkan kerugian negara), surat terbatas / konfidensial (kode K = hanya
diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e.
Urgensinya
Surat-surat
dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu
memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana
surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang
penyampaiannya harus didahulukan.
2)
Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di
atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul
dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.
3)
Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah
berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang
telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan
hati-hati jangan sampai
surat itu
terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut
kesampulnya.
4)
Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya,
kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya
atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung
kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada
lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih
dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
5)
Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas,
selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi
masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.
-
Tanggal Penerimaan Surat Masuk
-
Nomor Urut Agenda
-
Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk
-
Alamat Pengirim
-
Hal
-
Lampiran
-
Isi Disposisi
-
Ket.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah
pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda
dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu
tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk
selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
6)
Pembagian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau
Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada
pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan
kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang
dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang
bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan
buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat
harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.
4.1.3
Prosedur
Pengelolaan Surat Masuk
1.
Prosedur Pengelolan surat masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya
menggunakan langkah-langkah sebagai
berikut:
a)
Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
-Mengumpulkan
dan menghitung jumlah surat yang masuk,
-Meneliti
ketepatan alamat sipengirim surat,
-Menggolongkan
surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
-
Menandatangani bukti pengiriman sebagai
tanda bahwa surat telah diterima
b)
Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan
berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. penyortiran adalah
kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c)
Pencatatan
Setelah surat
dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran
yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d)
Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan
surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda
(buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record).
Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan
diberi nomor agenda suratmasuk
e)
Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang
perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang
berhak mengolahnya.
f)
Penyampaian surat
Penayampaian
surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan
langkah- langkah sebagai berikut:
-
Surat yang sudah berdisposisi terlebih
dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
-
Menyampaikan surat terlebih dahulu
melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
-
Petugas pengarah atau ekspedisi
mengembalikannya kepada urusan agenda
untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g)
Penyimpanan berkas atau arsip surat
masuk
Penyimpanan
berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating
Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
BAB V
PENUTUP
5.1
Kesimpulan
dan Saran
5.1.1
Kesimpulan
Pendidikan Sistem Ganda adalah mendidik pesertanya untuk bisa
berinteraksi dengan dunia kerja yang pasti akan di alami dimasa yang akan
datang, dan Pendidikan Sistem ganda sangat memberi manfaat bagi pesertanya
untuk mengetahui gambaran seperti apa dunia kerja.
5.1.2
Saran
Beberapa saran akan
saya lampirkan kepada 3 dimensi diantaranya :
1.
Perusahaan
Disiplin waktu, proses kerja yang lebih baik, motivasi
kerja, lakukan agar mendapatkan yang lebih baik pula.
2.
Sekolah
Tingkatkan motivasi belajar mengajar, tingkatkan proses
pembalajaran yang baik, disiplin dalam segala hal, agar menjadikan siswa-siswi
yang berkualitas dalam bekerja yang akan dibutuhkan oleh perusahaan.
3.
Pembaca
Saya sebagai penulis menyadari bahwa masih banyak
kesalahan dan kekurangan baik dari penulis maupun penyusunan dan jauh dari kata
sempurna. Oleh karna itu, saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang
membangun demi perbaikan dalam segi penulisan maupun segi penyusunan laporan di
masa yang akan datang. Semoga laporan ini bermanfaat bagi semuanya, khususnya
bagi saya sendiri, dan umumnya bagi semua pembaca laporan ini.
DAFTAR PUSTAKA
1. http://tiayustianawati.blogspot.com/2013/05/pengelolaan-surat-masuk-dan-surat-keluar.html
2. http://paknewulan.wordpress.com/2009/02/20/langkah-langkah-penelolaan-surat-masuk/
3. http://ratnahahap.blogspot.com/2013/03/prosedur-pelaksanaan-pengelolaan-surat.html
4. http://ayudwilestari101.wordpress.com/2014/05/08/perlengkapan-dalam-penanganan-surat-sistem-pengurusan-surat/
5. http://tutorialkuliah.blogspot.com/2013/07/pengertian-surat-pengolahan-surat-masuk.html
6. http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/444/jbptunikompp-gdl-nipiantiag-22185-2-unikom_n-i.pdf
7. http://hubinsmktarunabhakti.wordpress.com/about/tujuan-prakerin/
RIWAYAT HIDUP
Nama : Suryati
Nomor Induk : 113140666
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat/Tanggal/Lahir : Sukabumi, 08 Maret 1998
Gol.Darah : B
Agama : Islam
Anak ke : 3
Dari 3 Bersaudara
Alamat : Kp. Tegal
Sereh
Desa. Caringin
Kec. Gegerbitung
Kab. Sukabumi
Kelas : XI (Sebelas) TKJ 1
Program Keahlian : (TKJ) Teknik Komputer Jaringan
Telp/HP : 085720224632
Email : suryatiuti48@gmail.com
Nama Orang Tua
a.
Ayah : Didi
b.
Ibu : Enting
RIWAYAT PENDIDIKAN
1.
Lulus dari MI CIBANTENG Pada tahun 2010
2.
Lulus dari MTs. YASPIM Pada tahun 2013
3.
Meneruskan ke SMK YASPIM sampai sekarang
|
Sukabumi, Oktober 2014
Suryati
|
LAMPIRAN
